Cómo hacer una nómina: principales claves

De forma muy genérica, una nómina puede definirse como el justificante del pago del sueldo por parte de la empresa a un empleado como contrapartida a sus horas de trabajo o servicios.

Lo que ocurre es que, en la práctica, las nóminas son bastante más que eso, puesto que se trata, en realidad, de un documento en el que constan diversos datos como:

  • La cantidad de dinero que se le hace efectiva al trabajador.
  • El importe que se le retiene de la cuota de Seguridad Social a cargo del trabajador.
  • El importe que la empresa paga por él a la Seguridad Social.
  • Las retenciones a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

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Los conceptos salariales y los conceptos no salariales

Además de la información básica que hemos citado, existen otros de datos que también se han de incluir en el cálculo de la nómina: datos tanto de la empresa como del trabajador, cuenta de cotización, así como los conceptos salariales y no salariales, un dato muy importante para poder realizar unos cálculos correctos (y ajustados a la normativa vigente) de las diferentes retenciones de la nómina.

 

Las claves para confeccionar una nomina 

¿Cómo hacer una nómina? A continuación, trataremos de responder, de la forma más sintética y clara posible, a esta pregunta.

Para que una nómina se ajuste a los requisitos legales y sea fácil de entender debe tener las siguientes características:

  • Incluir obligatoriamente la siguiente información: datos básicos de la empresa y del trabajador, código CT, categoría profesional, sueldo base, complementos o percepciones salariales o no salariales, deducciones a la Seguridad Social e IRPF, sueldo bruto, sueldo neto y cotizaciones de la empresa por el empleado (TGSS).
  • La estructura y organización debe ser clara y transparente de manera que no se generen dudas y el empleado pueda entenderla fácilmente.
  • El formato ha de ser digital y en papel y poderse exportar a archivos en pdf y al sistema de contabilidad y recursos humanos de la empresa, con los que ha de tener una gran integración.
  • La nómina debe poderse editar fácilmente para poder incluir cambios y personalizarla con el logo e imagen corporativa de la empresa.
  • Para poder gestionar eficazmente las nóminas de los empleados es imprescindible contar con un software que permite implementar todas las claves anteriores. Además, el programa debe ser intuitivo, fácil de manejar e integrado con el sistema informático de la empresa.

En definitiva, en la correcta confección de una nómina intervienen diversos factores tanto de contenido (conceptos que deben incluirse y conceptos que no), de cálculo (porcentaje adecuado de las diferentes retenciones) y también de forma (estructura clara y correcta para que el trabajador pueda entenderla fácilmente).

Cabe considerar, por lo tanto, que la nómina no es solamente una documento más, ya que constituye la garantía de que el acuerdo entre el empleado y la empresa está funcionando de acuerdo a las condiciones pactadas. Por este motivo, su correcta elaboración, cumpliendo la normativa legal y siendo fácil de entender, no es únicamente una aspiración de una empresa, sino mucho más que eso: se trata de una necesidad irrenunciable.

Nuestro programa gratuito de confección de nóminas: NOMINASOL.

 

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