Organización personal: la clave de tu productividad

¿Eres de los que llegan a la oficina y lo primero que haces es mirar tus redes sociales personales, lo que te han enviado tus amigos por Messenger, los periódicos digitales o revisar tus cuentas de correo electrónico personales? ¿Te has parado a pensar cuánto tiempo te llevan estas tareas en tu horario laboral?

Es cierto que al cabo del día  realizamos decenas de tareas en el trabajo pero, ¿has pensado cuántas de ellas son improductivas para tu empresa? A menudo nos quejamos de que tenemos mucho trabajo y poco tiempo, pero no analizamos ni reflexionamos sobre una cuestión clave: ¿de verdad aprovechamos bien nuestro tiempo?

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¿Qué es la productividad personal?

La productividad personal puede definirse como la relación existente entre los resultados que esperamos conseguir y el tiempo que utilizamos para lograrlos.

Teniendo en cuenta los dos parámetros anteriores, cuanto menor sea el tiempo que dediquemos a obtener una determinada tarea más productivos habremos sido a nivel personal.

Es importante destacar que cada tarea realizada en el menor tiempo posible debe ir asociada a la consecución de un objetivo o resultado deseado. De lo contrario, nos podemos encontrar con que realmente estamos realizando mucho trabajo, pero se trata de un esfuerzo inútil, al tratarse de tareas vacías y sin un verdadero contenido, que en verdad no conducen a logros interesantes.

 

Productividad y organización personal

Para ser productivo es totalmente imprescindible tener una buena organización personal, una cuestión fundamental para lograr lo que nos proponemos en las fechas adecuadas.

Organizarse personalmente no es lo mismo que gestionar bien nuestro tiempo. Se podría decir que el aprovechamiento adecuado del tiempo es una parte de nuestra organización, pero que ésta implica otras muchas cuestiones como:

  • Tener muy claro qué metas queremos conseguir.
  • Definir de qué forma pretendemos lograr nuestros objetivos.
  • Comprometernos con lo que realmente nos interesa.
  • Establecer prioridades.
  • Decidir y gestionar lo mejor posible a qué dedicamos nuestra atención.
  • Saber distinguir entre lo que es urgente, importante y superfluo.

 

Técnicas y herramientas de organización personal

Una de las técnicas de organización personal más eficaces que existen, y por ello profusamente utilizada en todo el mundo, es el Método GTD (Getting Things Done).

Se trata de un sistema basado en cinco principios, caracterizados por ser sencillos y muy prácticos:

  1. Recopilación. Se tratar de recoger, con recordatorios o apuntándolas a mano o en una agenda electrónica, todas aquellas cosas que nos van surgiendo y que pensamos que precisarán de nuestra atención posteriormente. De esta forma, logramos que la mente se centre en lo más importante: es decir, en lo que tiene que hacer ahora, sin despistarse en lo que debe recordar en el futuro.
  2. Procesamiento. Análisis y selección de esas cosas que hemos decidido que debíamos recordar.
  3. Organización. Se trata de clasificar todas esas cuestiones que hemos procesado.
  4. Revisión. Chequeo frecuente de las listas con las tareas para reorganizar las mismas en función de las nuevas circunstancias y necesidades de cada momento, eliminando las que ya hayamos terminado.
  5. Hacer. Ejecución efectiva de los trabajos.

Herramientas informáticas, como OneNoteEvernote o Google Calendar  también nos pueden resultar de gran utilidad para organizar nuestro tiempo, a corto medio y largo plazo, y gestionar todo tipo de documentos e información.

 

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