¿Cómo dividir tu pyme en departamentos?

Cuando una pyme empieza a crecer tanto en facturación como en número de empleados, llega el momento en que el empresario se tiene que sentar a reflexionar cómo va reorganizar su empresa y a sus empleados para evitar “morir de éxito”, para crear sinergias entre su plantilla y conseguir que todos remen en la misma dirección. Dividir la pyme en departamentos es clave en esta nueva etapa de la empresa y merece la pena que le dediquemos toda nuestra atención. ¿Empezamos?

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Seis tipos de departamentalizar tu pyme

Hay muchas formas de dividir tu empresa en varios departamentos y, además, no existe una única forma válida, tienes que elegir la que mejor se ajuste a tus necesidades concretas, tu sector de actividad, el perfil de tu plantilla, etc.

De todas formas y a nivel teórico, podríamos decir que hay cinco tipos de departamentalizar a tu pyme: por funciones del personal, por productos, por localización geográfica, por clientes, por procesos de producción y por proyectos. Vamos a ver brevemente cada uno de estos tipos con sus principales ventajas e inconvenientes.

1. Departamentos por funciones

La forma más común de dividir a tu empresa en departamentos es tener en cuenta el tipo de trabajo que hace cada persona, la especialidad de cada profesional que forma parte de tu equipo de trabajo. De esta forma encontramos los ya clásicos “Departamento de Facturación”, “Departamento de Marketing”, “Departamento de Atención al Cliente”, etc. Este tipo de organización clásica es perfecta para pymes con procesos de negocio tradicionales que no están expuestos a grandes cambios.

La principal ventaja de este tipo de organización clásica es que cada profesional sabe exactamente lo que debe hacer, pero tiene una desventaja: el posible aislamiento de cada departamento y la falta de comunicación fluida entre ellos que al final puede repercutir en la atención al cliente final.

2. Departamentos por productos

Si tu pyme se dedica a producir o a comercializar diferentes tipos de productos puedes organizar a tu empresa teniendo en cuenta estos productos. Imagina, por ejemplo, que tienes una tienda de venta de maquinaria para hostelería y restauración. Tus departamentos podrían ser “Calor”, “Frío Industrial”, “Maquinaria Auxiliar”, “Menaje”, “Mobiliario de interior”, “Mobiliario de exterior”, “Seguridad e Higiene”, etc.

Este tipo de organización permite una amplia especialización a cada profesional de tu pyme, pero tiene el mismo riesgo que la clasificación anterior: la posible falta de comunicación inter departamental que provoque una falta de entendimiento a nivel empresarial.

3. Departamentos por localización geográfica

Las pymes que tienen varias sucursales distribuidas en distintas zonas de una misma localidad o en distintas localidades pueden departamentalizar su empresa teniendo en cuenta estas ubicaciones. Por ejemplo: “Departamento Zona Norte”, “Departamento Zona Sur”, “Departamento León”, “Departamento Valladolid”, etc.

La principal ventaja de esta forma de organización departamental es la autonomía que adquiere cada unidad de negocio. Además de la lógica falta de comunicación que puede existir entre los profesionales de las diferentes plazas de negocio, otra desventaja de esta forma de organizar a tu pyme es la imposibilidad de medir de la misma forma los resultados de cada departamento zonal ya que trabajan con variables diferentes en cuanto a mercado de venta, tipología de clientes, etc.

 4. Departamentos por tipos de clientes

La división de departamentos por tipología de clientes es un clásico dentro de las empresas dedicadas a la venta al por menor de ropa y complementos. Hablamos del típico “Departamento de Novias”, “Departamento de Ropa Infantil”, “Departamento de Caballeros”, etc.

Esta división organizacional es muy útil para prestar una atención completamente profesional a cada tipo de cliente, pero también tiene un inconveniente: es complicado medir la productividad de cada departamento ya que trabajan con unas variables diferentes (gustos de los clientes, modas, etc.).

5. Departamentos por procesos de producción

Dividir la empresa por procesos de producción es otro clásico, pero esta vez de las empresas de fabricación de ropa, calzado, etc. Ejemplos de este tipo de departamentalización serían “Departamento de diseño”, “Departamento de Corte y Confección”, “Departamento de Remates”, “Departamento de Planchado”, etc.

La principal ventaja de organizar a tu pyme en diferentes departamentos productivos es que se acortan significativamente los plazos de producción. La principal desventaja es que cada departamento es un eslabón de la cadena y si en un momento dado se rompe por averías, ausencia de materia prima, falta de productividad del personal, etc., el resto de departamentos se verá gravemente afectado.

6. Departamentos por proyectos

La departamentalización por proyectos está muy de moda entre las nuevas empresas emergentes dedicadas al marketing digital, el SEO, la programación de software de gestión, etc. Consiste en dividir la plantilla de la empresa en grupos de personas dedicadas exclusivamente a cada proyecto que gestione la empresa. Así, tendríamos el “Departamento del Proyecto A”, el “Departamento del Proyecto B”, etc. Dentro de estos departamentos encontraríamos profesionales de diferentes especialidades: facturación, recursos humanos, marketing, programación, etc., que trabajan bajo la dirección de uno o varios responsables de proyectos y dedican todos sus esfuerzos al proyecto al que están asignados.

Dividir a tu pyme por proyectos tiene la ventaja de que los equipos de trabajo pueden crecer o decrecer en función del volumen de trabajo que exija cada proyecto. La desventaja principal es el posible aislamiento entre los departamentos que haga que no fluya la información, que no se compartan los perfiles de los proveedores externos, que no se implementen soluciones que en otros proyectos han funcionado, etc.

 

¿Qué te ha parecido este artículo? ¿Te han quedado claras las diferentes formas de departamentalizar a tu pyme? Nos gustaría leer tus comentarios.

 

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