¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión de almacenes?

La estrategia de gestión de almacenes y logística ha evolucionado enormemente desde una posición secundaria dentro de las empresas a convertirse en un importante foco de atención de los responsables de las organizaciones, cada vez más conscientes de  su importancia para la buena marcha de la empresa y su capacidad para crear valor.

Sin embargo, todavía muchas pymes siguen cometiendo errores importantes en la organización de sus almacenes que inciden negativamente en la calidad del servicio ofrecido y en la imagen proyectada ante proveedores y clientes, así como en los resultados finales a nivel de rentabilidad y productividad.

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Los 6 problemas más frecuentes en la gestión de un almacén

  1. Organización inexistente, insuficiente o defectuosa del almacén. También puede ocurrir que, aunque exista un protocolo establecido, este no sea respetado por desidia o por subestimar su importancia.
  2. Mala distribución de los artículos. Es una cuestión muy ligada a la falta de organización que provoca un incremento de los movimientos internos dentro del almacén y, por lo tanto, en la manipulación y preparación de los pedidos, pudiendo provocar retrasos en los plazos de entrega.
  3. Falta de espacio, amontonamiento de material y mala conservación. Son circunstancias concatenadas que, en conjunto, provocan la degradación del funcionamiento del almacén y de lo que allí se guarda, pudiendo provocar el deterioro de los productos o materias primas y hasta accidentes de trabajo.
  4. Errores en la preparación (picking) de los pedidos. Estos errores tienen un efecto negativo en un doble sentido: se pierde el control y la fiabilidad del stock y afecta a la calidad ofrecida a clientes y proveedores, influyendo lógicamente en su confianza y satisfacción.
  5. Falta de trazabilidad de las mercancías. Se trata de un problema serio, ya que no es posible realizar una inventario fiable, perdiéndose el control sobre las mercancías.
  6. Problemas de gestión de la información, errores de inventario y falta de integración con otros sistemas de la empresa. En realidad estos problemas pueden resumirse en solo uno: informatización deficiente de la gestión del almacén, ya sea porque no se utilice ningún software específico o que éste no se ajuste a las necesidades de la empresa por ser difícil de usar o no permita la integración con los sistemas de contabilidad y facturación.

Aunque el concepto almacenamiento puede parecer muy simple, lo cierto es que la logística y gestión de almacenes juega un papel fundamental dentro de la cadena de suministros.

De una forma general, la organización de un almacén puede definirse como el proceso de proporcionar una ubicación específica para una mercancía determinada, con el objeto de que pueda ser encontrada rápidamente en el momento en que se precise.

Pero lo cierto es que este proceso, si se organiza bien, puede llegar a reportar muchos beneficios para la empresa y de diversos tipos: reducir todo tipo de costes (de infraestructura, de material, de personal…), mejorar la satisfacción del cliente, potenciar la imagen de la empresa y ganar en prestigio y fiabilidad, entre otras cuestiones.

A nivel operacional, la buena organización de un almacén permite disponer de un abastecimiento óptimo y fluido (sin interrupciones que puedan llegar a ralentizar o hasta parar la producción) que permita ejecutar correctamente la distintas líneas de actividad de las empresa.

Y desde un enfoque contable, no cabe duda de que un buen sistema de logística (ya sea propio o externalizado) ayuda a conseguir más beneficios y  mejorar los niveles de productividad de todo tipo de empresas.

Además, una buena logística mejora el resto de departamentos de la empresa, sobre todo si se cuenta con un software fácil de usar y con capacidad para integrar la organización de un almacén con el sistema de contabilidad y facturación de una empresa, y hasta con sus recursos humanos.

¿Conoces algún otro error en gestión de almacenes? Esperamos tus comentarios y opiniones al respecto.

 

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